La junta ordinaria de la comunidad de propietarios, paso a paso: convocatoria, quórum, votaciones y acta

La junta ordinaria de la comunidad de propietarios es la única reunión que la ley obliga a celebrar: una vez al año, como mínimo, para aprobar las cuentas del ejercicio que termina y el presupuesto del que empieza. En ella se renuevan los cargos, se dota el fondo de reserva y se ponen sobre la mesa las obras que vienen. Es también la reunión de la que salen más impugnaciones, y casi siempre por errores de forma que se podían haber evitado.

En las convocatorias aparece como junta general ordinaria, y entre vecinos se habla de la reunión ordinaria o de la junta anual: las tres cosas son lo mismo.

Este es el recorrido completo, de la convocatoria al acta.

Para qué sirve la junta ordinaria de la comunidad de propietarios

La Ley de Propiedad Horizontal fija en su artículo 16 que la junta se reúne al menos una vez al año para aprobar los presupuestos y las cuentas. Todo lo demás es opcional, pero en la práctica el orden del día de una ordinaria recoge siempre lo mismo:

• Aprobación de las cuentas del ejercicio cerrado, con los ingresos, los gastos y el saldo de cada propietario.
• Aprobación del presupuesto del ejercicio siguiente y de las cuotas que salen de él.
• Fondo de reserva, que no puede ser inferior al 10 % del último presupuesto ordinario.
• Nombramiento o renovación de cargos: presidente, vicepresidentes si los hay, secretario y administrador.
• Liquidación de deudas de los propietarios morosos, el acuerdo que después permite reclamar en el juzgado.
• Obras de conservación previstas y cualquier asunto que algún vecino haya pedido incluir.

Si no se celebra, la comunidad se queda sin presupuesto aprobado y con cargos que han dejado de estar vigentes.

Quién convoca y con cuánta antelación

Convoca el presidente. Si no lo hace, pueden hacerlo la cuarta parte de los propietarios o los que representen al menos el 25 % de las cuotas. En las comunidades con administrador, es él quien prepara la convocatoria y la firma el presidente.

La citación de la junta ordinaria tiene que llegar con al menos seis días de antelación. Se envía al domicilio que cada propietario haya designado para las notificaciones de la comunidad y, si no designó ninguno, al propio piso o local. Cuando la entrega no es posible, la ley admite colocarla en el tablón de anuncios de la comunidad durante tres días naturales, con una diligencia firmada por el secretario y el visto bueno del presidente.

Seis días es el mínimo, no lo recomendable: con diez o quince, los propietarios llegan a la junta habiendo leído las cuentas.

Qué tiene que decir la convocatoria

La convocatoria es el documento que más juntas tumba. Tiene que incluir:

1. El lugar, el día y la hora de la primera convocatoria y, si se quiere, de la segunda.
2. El orden del día, con cada asunto redactado de forma que se sepa qué se va a votar. “Obras” no basta; “aprobación de la reparación de la cubierta según el presupuesto adjunto y de su forma de pago” sí.
3. La relación de propietarios que no están al corriente de pago, con la advertencia de que perderán el derecho a voto si no pagan o consignan antes de la junta.

Cualquier propietario puede pedir que se incluya un asunto. Lo hace por escrito al presidente, y si el escrito llega a tiempo, el punto se añade al orden del día de la siguiente junta que se celebre.

Lo que no figura en el orden del día no se puede aprobar con validez. El apartado de ruegos y preguntas sirve para hablar, no para acordar gastos ni cambiar normas.

Modelo de convocatoria de junta general ordinaria

Este es el esqueleto de una convocatoria que cumple con la ley. Lo que va entre paréntesis se sustituye por los datos de cada comunidad, y el punto cinco se repite tantas veces como asuntos concretos haya:

Comunidad de Propietarios de (calle y número), Córdoba

Por orden del presidente, se convoca a todos los propietarios a la junta general ordinaria que se celebrará el (día) de (mes) de (año) en (lugar), a las (hora) en primera convocatoria y, si no se reúne el quórum necesario, media hora después en segunda convocatoria, con el siguiente orden del día:

1. Aprobación, si procede, de las cuentas del ejercicio (año) y del estado de cuentas de cada propietario.
2. Aprobación, si procede, del presupuesto del ejercicio (año), de las cuotas que resultan de él y de la dotación del fondo de reserva.
3. Aprobación de la liquidación de deudas de los propietarios morosos y autorización al presidente y al administrador para reclamarlas por vía judicial.
4. Nombramiento o renovación de presidente, vicepresidente, secretario y administrador.
5. (Asunto concreto, redactado de forma que se sepa qué se vota: qué obra, con qué presupuesto y cómo se paga).
6. Ruegos y preguntas.

Se acompaña la relación de propietarios que no están al corriente en el pago de las deudas vencidas con la comunidad. Se les advierte de que, conforme al artículo 15.2 de la Ley de Propiedad Horizontal, podrán asistir y hablar pero no votar, salvo que antes de empezar la junta hayan pagado o consignado lo que deben o lo hayan impugnado judicialmente.

Quien no pueda asistir puede delegar su voto en otra persona mediante un escrito firmado.

En Córdoba, a (fecha). Firmado: el presidente.

Con la convocatoria conviene enviar las cuentas, el presupuesto y los presupuestos de las obras que se van a votar. Y guardar prueba de cómo se entregó a cada propietario: si alguien impugna diciendo que no le llegó, es lo único que salva la junta.

Primera y segunda convocatoria de la junta de propietarios

En primera convocatoria la junta solo puede celebrarse si asisten, en persona o representados, la mayoría de los propietarios y que estos sumen a la vez la mayoría de las cuotas de participación. En una comunidad de veinte vecinos hacen falta al menos once, y que entre todos superen el 50 % de las cuotas.

Si no se alcanza, se pasa a la segunda convocatoria, que no exige ningún mínimo de asistentes. Puede celebrarse el mismo día, al menos media hora después, siempre que la convocatoria lo haya previsto. Si no lo previó, hay que convocar de nuevo dentro de los ocho días naturales siguientes, con al menos tres días de antelación.

Por eso casi todas las convocatorias fijan las dos horas a la vez.

Quién puede votar y cómo se representa a otro

Votan los propietarios, no los inquilinos. Cada piso o local tiene un voto, y cuando tiene varios dueños, estos nombran a uno solo para que los represente.

La representación es sencilla: basta con un escrito firmado por el propietario a favor de quien vaya a asistir en su nombre, sea otro vecino, un familiar o el propio inquilino. En comunidades con muchos propietarios que no viven en el edificio, la delegación de voto y la asistencia por videoconferencia, cuando la comunidad la tiene habilitada, son lo que permite reunir mayorías.

Los propietarios que tienen deudas vencidas con la comunidad pueden asistir y hablar, pero no votan, salvo que hayan pagado o consignado lo que deben antes de la junta o que hayan impugnado judicialmente esa deuda. El acta tiene que reflejar quiénes son, y ni su persona ni su cuota se computan para alcanzar las mayorías.

Cómo se cuentan los votos

En propiedad horizontal cada voto pesa dos veces: por persona y por cuota. Un acuerdo por mayoría simple exige en primera convocatoria la mayoría del total de propietarios, que represente a la vez la mayoría de cuotas. En segunda, basta la mayoría de los asistentes, siempre que sumen más de la mitad de las cuotas de los presentes.

No todos los acuerdos se aprueban igual:

• Unanimidad para modificar el título constitutivo o los estatutos, por ejemplo para cambiar las cuotas de participación.
• Tres quintas partes de propietarios y de cuotas para establecer o suprimir servicios comunes de interés general como la portería o la conserjería, y para autorizar o limitar el uso de viviendas como pisos turísticos.
• Un tercio para instalar infraestructuras comunes de telecomunicaciones o sistemas comunes de aprovechamiento de la energía solar.
• Mayoría simple para todo lo demás: cuentas, presupuesto, nombramientos y obras de conservación.

Los ausentes también cuentan. El acuerdo se les notifica, y si en 30 días naturales no comunican al secretario que están en contra, su voto se suma como favorable.

La renovación de cargos y el fondo de reserva

El presidente se elige entre los propietarios por votación, por turno rotatorio o por sorteo, y el cargo dura un año salvo que los estatutos digan otra cosa. Es obligatorio: quien no quiera serlo tiene un mes para pedir al juez que le releve, explicando por qué.

El secretario puede ser el propio presidente o, en la mayoría de las comunidades, el administrador, que suma las dos funciones. La renovación del administrador también es anual y es el momento natural para cambiarlo sin más trámite que un acuerdo por mayoría simple. Qué hace cada cargo y qué hay que exigirle a quien administra está desarrollado en nuestra página de administrador de comunidades de propietarios.

El presupuesto que se aprueba arrastra la dotación del fondo de reserva, que no es un ahorro voluntario sino una obligación legal. Cómo se calcula, en qué se puede gastar y qué pasa con él cuando alguien vende su piso lo explicamos en el artículo sobre el fondo de reserva de la comunidad.

El acta: qué recoge y en qué plazo

Lo que no está en el acta no se ha acordado. El artículo 19 de la ley exige que recoja:

• La fecha y el lugar de la reunión.
• Quién la convocó y si es ordinaria o extraordinaria.
• Si se celebró en primera o en segunda convocatoria.
• La relación de asistentes, presentes y representados, con sus cuotas.
• El orden del día.
• Los acuerdos adoptados y, cuando sea relevante para su validez, los nombres de quienes votaron a favor y en contra y las cuotas que representan.

El acta la firman el presidente y el secretario, al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes. Después se envía a todos los propietarios por el mismo sistema que la convocatoria, y se transcribe al libro de actas, que tiene que estar diligenciado por el Registro de la Propiedad.

Los errores del acta se pueden corregir antes de la siguiente junta, que tiene que ratificar la corrección. Un acta mal redactada, con acuerdos ambiguos o votos sin desglosar, es la puerta de entrada de casi todas las impugnaciones, que tienen plazos cortos: tres meses en general y un año si el acuerdo va contra la ley o los estatutos.

Si en tu comunidad la junta ordinaria se ha convertido en una reunión que nadie prepara, o arrastra acuerdos que nadie sabe si son válidos, cuéntanos cómo está y te decimos qué hay que corregir antes de la próxima.