Cómo cambiar de administrador de fincas paso a paso

Seis señales de que toca cambiar

1. Las cuentas solo aparecen una vez al año, y aparecen el mismo día de la junta, sin tiempo para revisarlas.
2. El acta tarda meses, o llega con acuerdos redactados de forma que no se pueden ejecutar.
3. Los morosos se comentan pero no se reclaman. Llevan años en la lista y nadie ha requerido nada por escrito.
4. Nadie coge el teléfono. Hablas con una persona distinta cada vez y ninguna sabe de qué finca le hablas.
5. Los contratos llevan diez años sin revisarse. El seguro, el ascensor y la limpieza se renuevan solos.
6. Hay obras aprobadas que no empiezan, o empezaron y nadie controla la ejecución.

Qué dice la ley: mucho más sencillo de lo que parece

• El cargo de administrador dura un año y se renueva en la junta ordinaria. No es un contrato indefinido.
• La junta puede cesarlo por mayoría simple de los propietarios presentes y representados en segunda convocatoria.
• No hay que justificar el motivo. La comunidad no tiene que probar nada ni acusar a nadie.
• No hay indemnización por cesar a un administrador al vencimiento de su cargo.
• Si el contrato tiene cláusula de permanencia o de preaviso, se revisa antes. Es la única variable que puede añadir un plazo.

Los cinco pasos, con plazos reales

Paso 1 · Pedir presupuestos y comparar · entre 3 y 7 días Dos o tres presupuestos de administradores colegiados, con el detalle de qué incluye cada uno. Comparar solo la cuota mensual es el error clásico: lo que cambia el precio real es qué se factura aparte.

Paso 2 · Incluir el punto en el orden del día · plazo de convocatoria legal El punto debe redactarse de forma que permita votar dos cosas: el cese del administrador actual y el nombramiento del nuevo. Si solo se vota el cese, la comunidad se queda sin administrador.

Paso 3 · Celebrar la junta y votar · un día Mayoría simple. Conviene que el acuerdo recoja la fecha de efecto del cambio y el encargo expreso de reclamar la documentación al saliente.

Paso 4 · Notificar al administrador saliente · inmediato Comunicación fehaciente del acuerdo, con requerimiento de entrega de la documentación y de los saldos. Esto lo hacemos nosotros.

Paso 5 · Traspaso · entre 15 y 30 días Recepción de la documentación, cambio de titularidad de la cuenta bancaria, comunicación a proveedores y aseguradora, y cierre de la situación económica real.

Qué está obligado a entregar el administrador saliente

Esta lista es la que reclamamos, por escrito, en cuanto la junta aprueba el cambio:

• Libro de actas legalizado, con todas las actas hasta la fecha.
• Título constitutivo, estatutos y reglamento de régimen interior.
• Contabilidad completa del ejercicio en curso y de los anteriores, con las facturas.
• Extractos y saldo de todas las cuentas bancarias, incluido el fondo de reserva.
• Listado de propietarios con coeficientes, datos de contacto y domicilio a efectos de notificaciones.
• Relación de deudores con el importe y la antigüedad de cada deuda.
• Contratos vigentes: seguro, ascensor, mantenimientos, suministros, personal.
• Pólizas de seguro y partes de siniestro abiertos.
• Documentación laboral del personal, si lo hay.
• Certificados de las inspecciones obligatorias.
• Expedientes judiciales en curso.

Si el saliente se retrasa o entrega la documentación incompleta, existe vía legal para exigirla. Es raro que haga falta llegar ahí, pero llegamos.

Nosotros nos encargamos del cambio

Este es el bloque que importa: la comunidad no tiene que perseguir a nadie.

• Preparamos el texto del punto del orden del día para que el acuerdo sea válido.
• Asistimos a la junta si nos lo pedís, para responder preguntas antes de la votación.
• Enviamos el requerimiento formal al administrador saliente.
• Reclamamos y revisamos toda la documentación de la lista anterior.
• Gestionamos el cambio de titularidad de la cuenta bancaria de la comunidad.
• Comunicamos el cambio a proveedores, aseguradora y suministradores.
• Entregamos un informe de situación real al mes de entrar: qué se encontró, qué falta y qué hay que hacer primero.

Todo esto está incluido. No se factura como servicio aparte.

Errores frecuentes al cambiar de administrador

• Votar el cese sin votar el nombramiento en la misma junta.
• No comunicar la deuda de los morosos en la convocatoria, lo que les mantiene el derecho de voto.
• Elegir por precio sin mirar qué queda fuera de la cuota.
• No fijar fecha de efecto, con lo que dos administradores se atribuyen el mismo mes.
• No exigir el saldo bancario por escrito antes de dar por cerrado el traspaso.
• Cambiar en plena obra, cuando conviene esperar a la recepción o pactar el relevo con el técnico.

Formulario empotrado

Pide presupuesto y llévalo a la junta

Rellena el formulario y te enviamos un presupuesto cerrado en 48 horas, en PDF, listo para presentar a los propietarios. Si después decidís seguir con el administrador actual, al menos tendréis con qué comparar.

A partir de ahí, el servicio es el que está descrito en administración de fincas, con lo que cuesta explicado en honorarios de un administrador de fincas y la deuda pendiente tratada como se explica en morosidad en comunidades de propietarios.