Administración de fincas: gestión integral de tu comunidad

Gestión económica: que las cuentas se entiendan

El dinero de la comunidad no es del administrador. Suena obvio y es el origen de casi todos los conflictos que nos encontramos al entrar en una finca nueva.

• Presupuesto anual construido desde cero, con el gasto real del ejercicio anterior delante, no copiando la cifra del año pasado y subiéndola un cinco por ciento.
• Cuenta bancaria a nombre de la comunidad, con el CIF de la comunidad. Nunca una cuenta del despacho donde se mezclan fondos de varias fincas.
• Emisión y control de cuotas, con seguimiento de los recibos devueltos en la misma semana en que se devuelven, no tres meses después.
• Informe económico mensual con saldo, ingresos, gastos por partida y lista de pendientes de pago.
• Cierre anual y liquidación presentados en la junta con el detalle factura a factura, a disposición de cualquier propietario que quiera revisarlos.
• Fondo de reserva dotado según lo que exige la ley y no gastado en corriente.

Qué recibes tú: cada mes, un documento de una página que puedes leer en dos minutos y entender sin ser contable.

Gestión jurídica: la ley aplicada, no citada

• Convocatoria de juntas ordinarias y extraordinarias en los plazos legales y con el orden del día correctamente redactado, que es donde se cae la mitad de los acuerdos impugnados.
• Acta redactada y enviada en plazo, con los acuerdos escritos de forma que se puedan ejecutar y no vuelvan a discutirse en la junta siguiente.
• Libro de actas legalizado y al día.
• Requerimientos de pago, certificación de deuda con el visto bueno del presidente y procedimiento monitorio contra los morosos, que explicamos paso a paso en morosidad en comunidades de propietarios.
• Asesoramiento sobre obras, accesibilidad, instalación de ascensor, cerramientos, actividades molestas y todo lo que la Ley de Propiedad Horizontal regula y casi nadie ha leído.
• Coordinación con el abogado de la comunidad cuando el asunto llega a juicio.

Qué recibes tú: acuerdos que se sostienen y un acta que llega antes de que se te olvide lo que se votó.

Gestión técnica: la avería resuelta sin que llames tú

• Parte de incidencias con registro de fecha, gremio asignado y fecha de resolución. Todo queda escrito.
• Red propia de fontaneros, electricistas, cerrajeros y empresas de ascensores, con presupuesto contrastado y sin comisión del administrador.
• Contratos de mantenimiento obligatorios revisados: ascensor, extintores, puertas de garaje, instalación contra incendios, legionela en depósitos.
• Inspecciones periódicas y aviso anticipado de las que van a vencer.
• Tramitación de siniestros con la aseguradora, del parte al peritaje y al cobro. Es donde más dinero pierde una comunidad mal administrada.
• Presupuestos comparados para obras, con al menos tres ofertas para cualquier gasto relevante.

Qué recibes tú: dejas de ser el que llama al fontanero porque eres el presidente.

Gestión laboral: si hay personal, hay obligaciones

Una comunidad con portero, conserje o personal de limpieza propio es una empresa a efectos laborales, con las mismas responsabilidades.

• Alta y baja en la Seguridad Social.
• Nóminas mensuales y finiquitos.
• Seguros sociales y retenciones.
• Convenio colectivo aplicable, vacaciones y control de jornada.
• Prevención de riesgos laborales.

Qué recibes tú: la tranquilidad de que la comunidad no acumula una contingencia laboral sin saberlo.

Administración básica frente a administración integral

	Administración básica	Nuestra administración
Cuentas	Listado anual en la junta	Informe mensual más cierre anual detallado
Incidencias	Se atienden si llamas	Registro con fecha de entrada y de resolución
Morosidad	Se factura aparte	Requerimiento y certificación incluidos
Juntas	Convocatoria y acta	Convocatoria, acta en plazo y seguimiento de acuerdos
Contratos	Los que ya había	Revisión y comparativa de al menos tres ofertas
Siniestros	Se da el parte	Seguimiento hasta el cobro de la indemnización
Acceso a documentos	Por email, si se pide	Oficina virtual abierta las 24 horas
Permanencia	Contrato con permanencia	Sin permanencia

Tecnología: tus documentos, cuando los necesites

Cada propietario tiene acceso con clave a su zona privada: actas de todas las juntas, contratos vigentes, facturas, presupuestos, su estado de cuenta particular y el saldo de la comunidad. No hay que pedir nada por email ni esperar a que alguien lo busque.

Si lo que buscas es el enfoque legal y de junta, está desarrollado en administrador de comunidades de propietarios; si lo que te pesa es el día a día del edificio, en gestor de comunidades de vecinos.

Para las juntas, cuando la comunidad lo aprueba, habilitamos la delegación de voto y la participación telemática, que es lo que permite alcanzar quórum en comunidades con propietarios que no viven en Córdoba.

Antes de decidir nada conviene ver cuánto cobra un administrador de fincas y quiénes somos, con nuestra colegiación y nuestro seguro de responsabilidad civil delante.