Cómo elegir administrador de fincas: las preguntas que hay que hacer antes de firmar

Elegir administrador es una de las pocas decisiones de la comunidad que afectan a todo lo demás: las cuentas, los morosos, el seguro, las obras y el ambiente en las juntas. Y aun así, se suele decidir por el precio por vivienda y poco más. Este artículo explica cómo elegir administrador de fincas con las preguntas que cualquier presidente puede hacer antes de llevar un presupuesto a la junta, y con respuestas que se pueden comprobar por escrito.

No existe un ranking oficial del mejor administrador de fincas de Córdoba ni de ningún otro sitio. Lo que sí existe es la diferencia entre un despacho que contesta a estas preguntas sin rodeos y uno que no.

Antes de pedir presupuestos: qué necesita tu comunidad

No es lo mismo una comunidad de ocho viviendas sin ascensor que una urbanización con piscina, garaje y un portero en nómina. Antes de hablar con nadie, conviene tener a mano cuatro datos: cuántos elementos tiene el edificio (viviendas, locales, plazas de garaje y trasteros), qué instalaciones comunes hay, si hay personal contratado y qué problemas arrastra la comunidad.

Ese último punto es el que más ayuda. Si hay morosos con deudas antiguas, una ITE pendiente o una derrama a medio cobrar, el candidato tiene que decir cómo lo va a abordar en los primeros meses. Un presupuesto que no menciona los problemas que ya le has contado es un presupuesto hecho en serie.

Colegiado y con seguro: cómo comprobarlo

La Ley de Propiedad Horizontal no exige estar colegiado para administrar una comunidad. Su artículo 13 permite que el cargo lo ocupe un propietario, una persona con cualificación profesional suficiente o una sociedad. Por eso la colegiación no es un requisito, pero sí un criterio de elección, porque trae tres garantías:

• Un seguro de responsabilidad civil profesional. Si un error de gestión le cuesta dinero a la comunidad, hay una póliza que responde.
• Un código deontológico y un colegio ante el que presentar una queja si la gestión es mala o el administrador no entrega la documentación al cesar.
• Formación continua en una normativa que cambia cada pocos años.

No basta con que lo diga la web. Pide el número de colegiado y confírmalo con el colegio territorial, que lleva un registro de sus colegiados. Pide también el nombre de la aseguradora y el capital asegurado. Y pregunta si tiene seguro de caución, que es el que cubre el dinero de la comunidad si el administrador no lo devuelve. Es una pregunta incómoda, y precisamente por eso conviene hacerla antes.

La cuenta bancaria, siempre a nombre de la comunidad

Esta es la pregunta que más problemas evita: ¿a nombre de quién está la cuenta donde se cobran las cuotas? La respuesta correcta es una sola. A nombre de la comunidad, con su propio CIF, y con el presidente como titular o autorizado junto al administrador.

Un administrador que cobra los recibos en una cuenta del despacho, aunque sea “de forma transitoria” o “para agilizar”, mezcla el dinero de la comunidad con el suyo y con el de otras comunidades. Si el despacho tiene problemas, ese dinero queda expuesto. Si cambias de administrador, recuperarlo y reconstruir los movimientos lleva meses. Con la cuenta a nombre de la comunidad, el presidente puede ver los movimientos en cualquier momento sin pedir permiso a nadie.

El contrato: qué incluye y qué se cobra aparte

El precio por vivienda es la cifra que todo el mundo compara y la que menos dice. Lo que decide el coste real es lo que queda fuera: juntas extraordinarias, certificados de deuda, gestión de siniestros, tramitación de subvenciones, porcentajes sobre obras y derramas, o la reclamación judicial a un moroso. Las preguntas exactas para poner dos presupuestos uno al lado del otro, IVA incluido, están en la página de honorarios de un administrador de fincas.

Además del precio, el contrato tiene que dejar escrito el plazo de respuesta a una incidencia, cada cuánto se entrega la información económica, cuándo llega el acta tras la junta y cómo y cuándo pueden subir los honorarios. Si un compromiso solo se dice de palabra en la reunión de presentación, no es un compromiso.

Permanencia y cómo se le cesa

El cargo de administrador se nombra por un año, y la junta puede cesarlo antes sin dar explicaciones. Una cláusula de permanencia de tres o cinco años no impide ese cese, pero puede costarle dinero a la comunidad en forma de penalización. La señal de confianza es la contraria: un despacho que no pide permanencia porque cuenta con que la comunidad se quede por el servicio.

Pregunta también qué pasa el día que la comunidad decide irse. Un buen administrador entrega la documentación completa en semanas, con un acta de entrega firmada, y no cobra nada por el traspaso. Cómo se hace el cambio en la práctica, con sus plazos, lo explicamos en la página de cambio de administrador de fincas.

Quién te va a atender de verdad

En la presentación habla el socio del despacho. Después, la comunidad la lleva otra persona, y es con ella con quien vas a tratar durante años. Pregunta su nombre, cuántas comunidades lleva y cómo se le localiza cuando hay una avería grave fuera de horario.

Pregunta también por las juntas: si asiste en persona, si las celebra por la tarde para que puedan ir los propietarios que trabajan, y si alguna vez manda a un sustituto que no conoce la finca. Una persona que lleva demasiadas comunidades no tiene tiempo para la tuya, por buenas que sean sus intenciones.

Cómo rinde cuentas

Un administrador rinde cuentas una vez al año en la junta ordinaria, porque la ley lo obliga. Uno bueno lo hace a lo largo del año. Las preguntas útiles aquí son cada cuánto envía el estado de cuentas y la relación de recibos pendientes, si los propietarios pueden consultar los movimientos y los documentos de la comunidad sin pedirlos uno a uno, y en cuánto tiempo redacta y envía el acta.

Pide un ejemplo real, con los datos anonimizados: un informe económico de otra comunidad o un acta reciente. En cinco minutos se ve si las cuentas se entienden y si el acta recoge los acuerdos con la claridad necesaria para ejecutarlos.

Proveedores y comisiones

Fontaneros, empresas de limpieza, mantenimiento de ascensores, aseguradoras. El administrador elige o propone a casi todos, y ahí está el conflicto de intereses más habitual del sector: el despacho que cobra una comisión del proveedor que contrata la comunidad. Esa comisión no aparece en ninguna factura, pero la comunidad la paga en el precio.

Pide por escrito que el administrador no cobra comisiones de proveedores, y que en las obras y los contratos importantes presenta al menos tres presupuestos a la junta. Pregunta también cada cuánto revisa el seguro del edificio, porque una póliza que se renueva sola durante años acaba infraasegurada.

Protección de datos: el contrato que casi nadie firma

El administrador maneja nombres, direcciones, cuentas bancarias y deudas de todos los propietarios. Frente al Reglamento General de Protección de Datos, la comunidad es la responsable de esos datos y el administrador es su encargado del tratamiento, y eso obliga a firmar un contrato que diga qué puede hacer con ellos y qué no. Un despacho serio lo trae preparado junto al contrato de servicios. Si no lo menciona, pídelo.

Cómo elegir administrador de fincas en la junta

La decisión la toma la junta, por mayoría simple, con el punto expreso en el orden del día. Para que la votación sea útil, los presupuestos tienen que llegar a los propietarios con la convocatoria, no repartirse en la sala. Dos o tres candidatos son suficientes, y conviene que cada uno conteste por escrito a las mismas preguntas de este artículo, así se comparan respuestas y no impresiones.

Si la comunidad viene de otro administrador, el acuerdo tiene que incluir también el cese del anterior y el encargo al nuevo de reclamar la documentación. Qué papeles hay que exigir, uno por uno, está en el artículo sobre los documentos que debe entregar el administrador saliente. Con el acuerdo bien redactado y esa lista en la mano, el cambio no tiene por qué dejar a la comunidad un solo día sin atender.