Qué documentos debe entregar el administrador saliente a la comunidad

Cuando una comunidad cambia de administrador, el momento delicado no es la votación en la junta: es lo que viene después. La documentación de la comunidad es de la comunidad, y el administrador saliente está obligado a entregarla íntegra. En la práctica, sin embargo, es donde más se atasca el proceso, casi siempre porque nadie ha puesto por escrito qué se está pidiendo exactamente.

Esta es la lista cerrada. Sirve para enviarla tal cual en el requerimiento.

Por qué la lista tiene que ser cerrada

Un requerimiento que dice “toda la documentación de la comunidad” invita a que llegue una caja con lo que al saliente le parezca. Un requerimiento con quince puntos numerados permite responder, punto por punto, qué se ha entregado y qué falta. Esa diferencia es la que convierte una discusión indefinida en una lista de tres cosas pendientes.

Además, tener la lista delante evita el problema contrario, que es igual de real: la comunidad se queda tranquila porque ha recibido “los papeles” y seis meses después descubre que nunca llegó la conciliación bancaria ni el contrato del ascensor.

1. Libro de actas

El libro de actas legalizado, con todas las actas hasta la fecha del cese, incluida la junta en la que se acordó el propio cese. Es el documento que acredita qué ha acordado la comunidad a lo largo de su historia, y sin él no se puede probar nada: ni una derrama aprobada, ni una exención de gastos, ni el nombramiento de un cargo.

Si el libro está agotado y hay actas en un libro nuevo pendiente de legalizar, debe entregarse igualmente, con la solicitud de legalización presentada.

2. Contabilidad completa, con justificantes

No basta con el resumen anual. Hay que exigir:

• Libro de ingresos y gastos del ejercicio en curso y de los ejercicios anteriores no prescritos.
• Facturas y justificantes de cada apunte, no solo el listado.
• Presupuestos aprobados y sus liquidaciones.
• Recibos emitidos a los propietarios y su estado de cobro.

El listado sin justificantes es exactamente el escenario que impide auditar nada. Si la comunidad no puede ver la factura, no está rindiendo cuentas: está enseñando un número.

3. Extractos bancarios y conciliación

Los extractos de la cuenta de la comunidad del ejercicio en curso y del anterior, y la conciliación entre el saldo contable y el saldo bancario real a fecha de cese. Este es el punto que más veces se omite y el más importante de todos: es el que dice cuánto dinero hay de verdad.

Aquí conviene comprobar además algo que no siempre está bien: que la cuenta esté a nombre de la comunidad y con su CIF, no a nombre del despacho. Si los fondos de varias fincas están mezclados en una cuenta del administrador, el problema es más grave que un cambio de administrador y hay que abordarlo de inmediato.

4. Relación de propietarios y cuotas

Relación nominal con cuota de participación de cada elemento privativo, dirección a efectos de notificaciones y datos de contacto. Sin esto no se puede convocar una junta válida ni emitir un recibo.

El traspaso de estos datos personales entre administradores es legítimo, porque responde a la ejecución de la relación de la comunidad con sus propietarios, pero debe hacerse por un canal seguro y quedando constancia.

5. Situación de la morosidad

• Detalle de la deuda por propietario, con antigüedad de cada partida.
• Requerimientos enviados y su fecha, que es lo que determina si el plazo de reclamación está interrumpido.
• Certificaciones de deuda emitidas.
• Procedimientos judiciales abiertos, con juzgado, número de autos y abogado y procurador designados.

Es la parte que más dinero vale y la que más se pierde en un cambio mal hecho. Cada mes sin reclamar acerca la prescripción de las cuotas más antiguas, y el procedimiento completo está explicado en morosidad en comunidades de propietarios.

6. Contratos en vigor

Todos, con su documento firmado, no solo el nombre del proveedor:

• Mantenimiento de ascensor.
• Protección contra incendios: extintores, BIE, alumbrado de emergencia.
• Limpieza y jardinería.
• Puertas de garaje y control de accesos.
• Suministros: luz de zonas comunes, agua, gas.
• Tratamiento de legionela, si hay depósitos o riego por aspersión.

De cada uno interesan tres datos que casi nunca están anotados: fecha de vencimiento, plazo de preaviso y condiciones de revisión de precio. Son los que permiten renegociar a tiempo en lugar de descubrir que el contrato se ha renovado solo por tres años más.

7. Seguros

Póliza vigente completa, con sus condiciones particulares y generales, último recibo pagado, y el historial de siniestros de los últimos años. Ese historial es el que revela si hay algún parte abierto sin resolver o alguna indemnización pendiente de cobro, que es dinero de la comunidad esperando a que alguien lo reclame.

8. Documentación laboral

Si la comunidad tiene portero, conserje o personal de limpieza propio, es empleadora con todas las consecuencias:

• Contratos de trabajo y anexos.
• Nóminas y finiquitos.
• Seguros sociales y certificados de estar al corriente.
• Documentación de prevención de riesgos laborales.
• Convenio colectivo aplicable y cuadro de vacaciones.

9. Documentación técnica del edificio

• Informe de evaluación del edificio o ITE, con su resultado y las deficiencias pendientes.
• Certificados de las instalaciones: baja tensión, ascensor, contra incendios.
• Proyectos y licencias de las obras ejecutadas.
• Certificado de eficiencia energética, si existe.
• Libro del edificio, si la promoción lo tiene.

El acta de entrega, el documento que casi nadie firma

Cuando llega la documentación, lo habitual es que alguien la reciba, la guarde y dé el asunto por cerrado. Es un error que se paga meses después, cuando aparece una factura que nadie sabe de dónde sale o falta el contrato del ascensor justo el día que hay una avería.

Lo correcto es levantar un acta de entrega firmada por las dos partes, con tres columnas: qué se pide, qué se ha entregado y en qué fecha. Los puntos no entregados se dejan expresamente pendientes, con su plazo. Ese documento tiene dos efectos inmediatos:

1. Delimita responsabilidades. A partir de la firma, la contabilidad que se lleve es responsabilidad del entrante. Antes de ella, del saliente. Sin acta, esa frontera es discutible y siempre acaba discutiéndose.
2. Convierte el silencio en incumplimiento. Un saliente que no entrega algo listado y fechado ya no está en una zona gris: está incumpliendo un requerimiento concreto y documentado, que es lo que se necesita para reclamar.

El acta se presenta a la junta siguiente junto con el informe de situación inicial. Ahí es donde la comunidad ve, por primera vez y con números delante, cuál es su saldo real, cuánta deuda arrastra y qué contratos tiene vivos. En muchas comunidades es literalmente la primera vez que alguien pone todo eso en la misma hoja.

Si al firmar el acta faltan piezas que impiden cuadrar la contabilidad, el nuevo administrador reconstruye los saldos partiendo de los extractos bancarios, que son el único dato incontestable, y deja constancia de qué se ha reconstruido y con qué criterio. No es lo ideal, pero es mejor que arrastrar durante años unas cuentas que nadie es capaz de explicar.

Cómo reclamarla, en tres tiempos

1. Requerimiento inicial, en la misma comunicación del cese, con la lista completa y un plazo expreso de quince días naturales.
2. Segundo requerimiento por burofax si vence el plazo, detallando qué se ha entregado y qué no, y advirtiendo de la reclamación ante el colegio profesional.
3. Reclamación colegial y, si procede, acción judicial, exigiendo además los perjuicios causados por el retraso.

En la mayoría de los casos el asunto se resuelve en el primer paso. En los que no, lo que marca la diferencia es haber documentado cada requerimiento: sin ese rastro escrito no hay nada que reclamar.

Quién debería hacer este trabajo

Este proceso no debería recaer en el presidente, que es un vecino al que le tocó el cargo. Es trabajo del administrador entrante, y así lo tratamos: reclamamos nosotros, hacemos el seguimiento, dejamos por escrito lo que falta y presentamos a la junta un informe de situación inicial con el saldo real, la deuda real y los contratos vivos.

El resto del servicio, desde ese primer informe hasta el cierre anual, está detallado en administración de fincas. Y si tu comunidad todavía está en la fase anterior, la de decidir y convocar, el procedimiento completo está en cómo cambiar de administrador de fincas.