Cómo cambiar de administrador de fincas: el acuerdo de junta, los plazos y la documentación

Cambiar de administrador de fincas es de las decisiones que más se posponen en una comunidad de propietarios, y casi siempre por el mismo motivo: nadie sabe exactamente cómo se hace y todo el mundo da por hecho que será un lío. La realidad es más sencilla. El cambio de administrador es un acuerdo de junta por mayoría simple, no necesita motivo y no requiere autorización de nadie. El lío, cuando aparece, viene de hacer los pasos en el orden equivocado.

Esto es lo que hay que saber antes de convocar nada.

Qué dice la ley: el cargo dura un año y se renueva

El artículo 13 de la Ley de Propiedad Horizontal establece que los cargos de la comunidad, incluido el de administrador, se nombran por un año salvo que los estatutos digan otra cosa. Y añade algo que muchas comunidades desconocen: los designados pueden ser removidos de su cargo antes de que expire el mandato, por acuerdo de la junta convocada en sesión extraordinaria.

De ahí salen tres consecuencias prácticas:

1. No hace falta esperar a que acabe el año. Si la comunidad quiere cambiar en marzo, se convoca junta extraordinaria y se cambia en marzo.
2. No hace falta justificar el motivo. El acuerdo no tiene que estar motivado, igual que no lo estaba el nombramiento.
3. La mayoría necesaria es simple, la del artículo 17.7: mayoría de los propietarios presentes y representados que a su vez representen la mayoría de las cuotas de participación de los asistentes.

Un contrato con el despacho no cambia esto. Si el contrato incluye una permanencia de varios años o una penalización por cese anticipado, ese pacto puede tener efectos económicos entre las partes, pero no impide que la junta cese al administrador. El cargo es revocable por naturaleza.

Los cinco pasos del cambio, con sus plazos reales

1. Buscar y comparar antes de convocar

Convocar la junta sin tener alternativa es el error más común: se acuerda el cese, la comunidad se queda sin administrador y hay que improvisar. Lo correcto es al revés. Antes de convocar, pide dos o tres presupuestos, con el detalle de lo que incluye cada uno y lo que se factura aparte, y compáralos sobre lo mismo. Nosotros lo enviamos cerrado en 48 horas y en PDF, precisamente para que se pueda repartir entre los propietarios antes de la votación.

En esta fase conviene tener claro también el orden de magnitud de lo que se paga y por qué varía tanto entre una finca y otra, que está explicado en honorarios de un administrador de fincas.

Plazo: de una a dos semanas.

2. Convocar la junta con el punto bien redactado

La junta la convoca el presidente. Si el administrador actual se resiste a convocarla, la puede promover la cuarta parte de los propietarios o quienes representen el veinticinco por ciento de las cuotas de participación.

El orden del día tiene que incluir el punto de forma expresa y sin ambigüedad. Algo así:

Cese del administrador actual y nombramiento de nuevo administrador de la comunidad. Aprobación, en su caso, del presupuesto de honorarios presentado.

Un punto redactado como “varios” o “ruegos y preguntas” no sirve para tomar este acuerdo, y es la vía más rápida para que el acuerdo acabe impugnado. La convocatoria se envía con la antelación que fija la ley y se acompaña de los presupuestos que se van a votar, para que nadie llegue a la sala a decidir a ciegas.

Plazo: la antelación mínima legal, seis días para las ordinarias, y lo que sea posible para las extraordinarias.

3. La junta: votar y dejarlo escrito

En la junta se vota el cese y el nombramiento. Lo importante no es la votación, que suele ser rápida, sino cómo queda redactado el acuerdo en el acta. Debe constar:

• El cese del administrador saliente, con la fecha de efectos.
• El nombramiento del nuevo, con su identificación completa.
• La aprobación de sus honorarios, con el importe y la periodicidad.
• El mandato expreso al presidente para comunicar el cese y para reclamar la documentación.

Ese último punto es el que ahorra semanas después.

4. Comunicar el cese y reclamar la documentación

El presidente comunica el cese al administrador saliente por un medio que deje constancia: burofax con acuse de recibo y certificación de texto, o correo electrónico con acuse si así se venía comunicando. Se adjunta certificación del acuerdo firmada por el secretario con el visto bueno del presidente.

En esa misma comunicación se le requiere la entrega de la documentación, con una lista cerrada. Si tu comunidad nos contrata, esta parte la hacemos nosotros: reclamamos, insistimos y hacemos el seguimiento, porque es un trabajo pesado que no tiene por qué recaer en un vecino.

Plazo: la comunicación, en días. La entrega completa, entre dos y seis semanas.

5. El traspaso operativo

Mientras llega la documentación, hay cosas que no pueden esperar:

• Cuenta bancaria de la comunidad: cambio de personas autorizadas. La cuenta es de la comunidad y tiene su CIF; si estaba a nombre del despacho saliente, eso es un problema que hay que resolver ya.
• Domiciliaciones: recibos de suministros, seguros y contratos de mantenimiento.
• Aseguradora: comunicar el cambio de administrador y revisar la póliza en vigor.
• Proveedores: ascensor, limpieza, extintores, jardinería. Contacto y revisión de contratos.
• Personal, si la comunidad tiene portero o limpieza propios: continuidad de nóminas y seguros sociales sin interrupción.

Plazo: el primer mes.

Qué documentación está obligado a entregar el saliente

Esta es la lista que hay que exigir, y conviene enviarla tal cual en el requerimiento:

• Libro de actas legalizado, con todas las actas hasta la fecha.
• Contabilidad completa del ejercicio en curso y de los anteriores no prescritos, con sus justificantes.
• Extractos bancarios y conciliación con el saldo real de la cuenta.
• Relación nominal de propietarios, con cuotas de participación y datos de contacto.
• Relación de deudas, con el detalle por propietario y el estado de cada reclamación.
• Contratos en vigor con proveedores y sus fechas de vencimiento y preaviso.
• Pólizas de seguro y último recibo pagado.
• Documentación laboral, si hay personal contratado.
• Documentación técnica del edificio: ITE, certificados de instalaciones, proyectos de obras.
• Certificados de deuda pendientes de emisión y cualquier procedimiento judicial abierto.

La documentación es de la comunidad. El administrador la custodia como secretario, pero no es suya. Un despacho que retiene los papeles para presionar está incumpliendo su deber y expuesto a una reclamación ante su colegio profesional.

Los errores que más caros salen

• Cesar sin tener sustituto. La comunidad se queda sin nadie que emita recibos ni atienda una avería.
• No pedir el cierre económico real. Sin conciliación bancaria, la comunidad hereda un saldo que no sabe si es cierto. Es lo primero que revisamos al entrar en una finca nueva.
• Olvidarse de los morosos. Si hay deuda antigua sin reclamar, cada mes que pasa acerca la prescripción. El procedimiento y los plazos están en morosidad en comunidades de propietarios.
• Redactar mal el punto del orden del día. Es la causa habitual de impugnación de un acuerdo que por lo demás era impecable.
• Dejar la cuenta bancaria para el final. Mientras el saliente siga autorizado, sigue teniendo acceso a fondos que no son suyos.

Qué gana la comunidad si el cambio se hace bien

Un cambio bien hecho no es solo cambiar de nombre en el membrete. Es la única ocasión del año en la que alguien revisa todo a la vez: cuentas, contratos, seguros, deudas y estado del edificio. En la práctica, la mayoría de comunidades que cambian descubren en ese repaso al menos una partida sobredimensionada, un contrato renovándose solo desde hace años o una deuda que nadie estaba reclamando.

Por eso conviene tratar el cambio como lo que es: una auditoría gratuita, más que un trámite. Todo lo que hacemos desde el primer día está detallado en administración de fincas, y el primer informe económico llega a los treinta días, no en la junta del año que viene.